Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Heinäkuu 2021

1       Rekisterinpitäjä

Nimi: Jyvässeudun työllistämisyhdistys, JST ry

Y-tunnus: 0933135-9

Osoite: Matarankatu 6 B, 40100 Jyväskylä

2       Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisteri on hallituksen puheenjohtajan vastuulla. Tietosuojavastaavana toimii it-tukihenkilö.

Hallituksen puheenjohtaja: Otollinen Kari, otollinenkari@gmail.com, 040 709 3080

It-tuki: it.tuki@jstry.fi

3       Rekisterin nimi

JST ry:n jäsenrekisteri

4       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri on olemassa yhdistyksen sääntömääräisten asioiden hoitamista, jäsenien tunnistamista ja viestintää varten. Lisäksi rekisterin henkilömääriä käytetään JST ry:ltä vaadittujen raporttien pohja-aineistoksi. Yhdistyksen jäsenien henkilötiedot kerätään jäsenrekisteriin yhdistyslain ja sen sanelemien velvoitteiden hoitamiseksi.

Henkilötiedot kerätään tämän ja muiden JST ry:n rekisterien osalta erikseen asianomaisen suostumuksella, eikä käytössä olevia tietokantoja yhdistellä muita käyttötarkoituksia varten. Esimerkiksi tiedotuksen suhteen tämä tarkoittaa, että yhdistyksen jäsenille, henkilökunnalle ja toimintoihin osallistujille suunnattu tiedottaminen ovat toisistaan erillisiä.

5       Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen jäsenten osalta kerätään täydellinen nimi ja kotipaikka. Tiedotusta varten kerätään sähköposti ja puhelinnumero. Jäsen voi halutessaan jättäytyä tiedotuksen ulkopuolelle.

6       Henkilötietojen säilytysaika

Yhdistyksen jäsenrekisterin tietoja säilytetään 10 kalenterivuoden taakse.

Tiedotuksen kannalta tarpeellisia yhteystietoja säilytetään, kunnes rekisterissä oleva henkilö ilmoittaa, ettei enää halua tiedotteita. Tiedotukseen liittyvä tietokanta henkilötietoineen poistetaan siinä tapauksessa, että tietokantaa käyttävä aktiivinen tiedotus lakkaa.

Lisäksi rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioiden. Rekisterinpitäjä huolehtii kohtuullisista toimenpiteistä rekisterien vanhentuneiden tai virheellisten henkilötietojen oikaisemiseksi tai hävittämiseksi.

7       Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja säilytetään pääsääntöisesti JST ry:n käyttämissä tiloissa. Jäsenrekisterin yhteystiedoista on kuitenkin olemassa kopio palveluntarjoajan serverillä, jota käytetään joukkoviestintään. Jäsenviestintään käytettävään tietokantaan on pääsy vain JST ry:n nettisivujen pääkäyttäjän oikeudet omaavilla tunnuksilla.

Jäsenrekisteriä käsitellään pääsääntöisesti vain yhdistyksen toimistolla. Yhdistyksen jäsenrekisteriä ei käytetä etätyöskentelyssä. Viestintään käytettävää tietokantaa ja rekisteristä tehtyjä koonteja saatetaan käyttää etätyöskentelyssä.

Jäsenrekisteri on tallennettu yhdistyksen omille verkkokiintolevyille. Rekisteriin pääsee käsiksi vain hallintotyötä tekevien tunnuksilla ja varmuuskopioon vain järjestelmänvalvoja. Levyjä säilytetään lukittavissa toimistoissa. 

8       Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pyrimme minimoimaan henkilötietojen luovutuksen kolmansille osapuolille. Käytämme kuitenkin viestinnässä ja etätyöskentelyssä joitain kolmannen osapuolen verkkopalveluita:

• Sigmatic (sähköpostit)
• Yhdistysavain (yhdistyksen jäsenviestintä)
• Microsoft (pilvipalvelu ja etäkokoukset)

Olemme tarkistaneet, että käyttämämme palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytetyt palvelut sijaitsevat pääsääntöisesti EU/ETA alueella.

9       Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut omat tiedot ja vaatia niiden oikaisua tai poistamista, mikäli sille ei ole laillista estettä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, tulee hänen lähettää pyyntö rekisterinpitäjälle.